excel表格如何设置到期和过期提示（Excel中设置到期提醒教程）

Hello，大家好！今天和大家分享如何在Excel中设置日期提醒。

我们在工作中会遇到诸如，合同多久到期，应收账款是否到期等，各种到期提醒问题。今天就和大家分享如何处理到期问题的一个案例。

 

1

问题描述

 

如下图所示，各员工持有的证件到期日期不同。

 

要求：1、以当天日期作为比较基准，如果证件已到期，在提示栏内显示“已过期”；如果证件在未来7天内到期，提示栏内显示“紧急提醒”；如果证件在未来30天内到期，提示栏内显示“即将到期”。

2、已到期，整行记录填充红色背景色；紧急提醒，整行记录填充黄色背景色；即将到期，整行记录填充绿色背景色。

期望得到的效果如下图所示：

 

2

操作步骤

 

1、在D2单元格输入公式：

=IF(C2<TODAY(),"已过期",IF(C2<TODAY()+7,"紧急提醒",

IF(C2<TODAY()+30,"即将到期","")))

拖动填充柄向下复制公式。

 

2、选中A2:D8单元格，单击【开始】-【条件格式】-【新建规则】，打开【新建格式规则】对话框。

（1）选择【使用公式确定要设置格式的单元格】；

（2）输入公式：=$C2<today()；

（3）单击【格式】，设置填充色为红色。

 

单击确定，可以看到已过期的记录，整行数据填充为红色。

 

接下来按照同样的方法，为7天内到期的记录填充黄色，为30天内到期的记录填充为绿色。

 

3、选中A2:D8单元格，单击【开始】-【条件格式】-【新建规则】，打开【新建格式规则】对话框。

（1）选择【使用公式确定要设置格式的单元格】；

（2）输入公式：=$C2<today()+7；

（3）单击【格式】，设置填充色为黄色。

 

单击确定，得到的结果如下图所示。可以看到，不仅7天内到期的记录填充为黄色，已过期的记录也填充为黄色。

 

单击【开始】-【条件格式】-【管理规则】，打开如下图对话框。单击选中第1个规则（也就是填充黄色的规则），然后单击向下的小三角按钮。

 

这样原本排在第1位的规则，移动到下方，成为第2个规则，如下图所示：

 

单击确定后，可以发现已过期的记录显示为黄色，7天内到期的记录显示为绿色。

 

4、选中A2:D8单元格，单击【开始】-【条件格式】-【新建规则】，打开【新建格式规则】对话框。

（1）选择【使用公式确定要设置格式的单元格】；

（2）输入公式：=$C2<today()+30；

（3）单击【格式】，设置填充色为绿色。

 

单击确定，得到的结果如下图所示。可以看到，不仅30天内到期的记录填充为绿色，已过期和7天内到期的记录也填充为绿色。

 

单击【开始】-【条件格式】-【管理规则】，打开如下图对话框。

 

单击选中第1个规则（也就是填充绿色的规则），然后单击向下的小三角按钮，一直到该规则移动到最下方。如下图所示：

 

单击确定，得到的结果如下图所示。可以看到，已过期的填充为红色；7天内到期的填充为黄色；30天内到期的填充为绿色。

 

3

原理解析

 

本例中，需要将各员工的证件到期日期与当天日期进行比较。使用today()函数动态获取当天日期。今天是2022/3/21，那么today()返回的日期就是2022/3/21。当日期变化时，today()返回的当天日期会自动更新。

将证件到期日期与当天日期比较，如果证件到期日期在当天日期之前，也就是说证件到期日期小于当天日期，则提示“已过期”；如果证件到期日期在未来7天内，则提示“紧急提醒”；如果证件到期日期在未来30天内，则提示“即将到期”。这是逻辑判断的情形，我们自然想到使用IF函数。因为涉及多种情形，因此要多层嵌套IF函数。

对证件到期日期与当天日期进行比较后，根据不同的间隔天数，对整行数据填充不同的背景色。我们会想到使用条件格式。在条件格式新建规则对话框中，如果公式返回的值为True，则适用设置的格式。在本例中，设置了3个条件格式规则。当证件到期日期小于当天日期时，背景色填充为红色；当证件到期日期在未来7天内时，背景色填充为黄色；当证件到期日期为未来30天内时，背景色填充为绿色。

当设置这3个条件格式规则时，我们需要调整3个规则的优先顺序。在【条件格式规则管理器】对话框中，排在前面的规则优先级别较高，而排在后面的规则优先级别较低。如果我们把条件格式规则“=$C2<today()+30 背景色填充为绿色”排列在第1个，即优先级别最高，那么已到期和7天内到期的也会被填充为绿色。因为已到期和未来7天内到期也满足这个公式。所有在设置条件格式规则后，需要调整条件格式规则的优先顺序。将条件格式规则“=$C2<today() 背景色填充为红色”排列在第1个；将条件格式规则“=$C2<today()+7 背景色填充为黄色”排列在第2个；将条件格式规则“=$C2<today()+30 背景色填充为绿色”排列在最后。