上周在工作中更新了一份PPT,因为PPT中插入了很多图表,所以基本都是在更新图表中的数据,这样图形就会相应地发生变化。
当我数据处理完之后,准备更新PPT图表的时候,出现了下面的一幕:
显示【链接的文件不可用...】大意就是图表链接的文件(数据表)已经不存在了、或者位置发生变动。
结果就是你无法更新这份图表。
崩溃,因为整个PPT多达几十页,也就是说需要重新绘制图表,再替换PPT中的图表。
原因分析这种情况基本是因为快捷键导致的,没错,就是CTRL+C、CTRL+V,复制粘贴,为啥说是因为这个原因导致的?
前期图表的制作,我们基本是在Excel当中完成的,Excel中绘制好图表之后,出于惯性,我们会直接CTRL+C、CTRL+V,将制作好的图表复制到PPT当中去(毕竟很快)。
这样存在一个问题就是,PPT中的图表依然是链接到刚才制图Excel中的数据源,如果后续你将刚才的Excel图表删除,或者你将PPT发送给同事,他们都无法对图表进行编辑。
因为图表数据源链接不存在(被你删了,或者没发送给同事)。
这是因为直接CTRL+C、CTRL+V,PPT默认执行的是”使用目标主题和链接数据”,也就是说PPT图表数据源会链接到之前的Excel当中,这样一旦之前的Excel表格被移动,PPT就无法更新。
解决方法在CTRL+C复制 制作好的图表之后,切换到PPT界面,这时不要直接CTRL+V,右键鼠标,选择第一个“使用目标主题和嵌入工作簿”
这样我们在编辑PPT数据的时候,会弹出一个新建的工作簿,这个工作簿会跟PPT形成一个整体,不论后续你是对之前的excel表格进行删除、还是发送给其他人,PPT图表数据都是处于可编辑状态。
需要注意的是,这种方法,会将之前的Excel工作簿全部插入到PPT当中来,意味着如果你原始Excel工作簿中含有多个插页,都会被插入到PPT当中去。
还有一种方法就是,我们直接在PPT中先插入一个图表,接着将准备好的数据复制到PPT图表当中去。
点击插入,选择需要的图表类型,点击确定,PPT会弹出一个Excel表格, 这个表格会默认存在一些系列,我们根据数据源进行相应的调整即可。
这种方法可以说是最好的方法,但是每个人的习惯不同,我更多的是喜欢在Excel当中将数据处理完毕,图表绘制好,在粘贴到PPT当中来,因人而异。
BUT 还有个小问题还存在一个问题就是,这两种方法只能解决你自己的PPT问题,如果这份PPT是领导/同事发给你的,希望你帮忙修改下?
如果她们是直接复制粘贴的图表,发送给你之后,依然是无法进行图表数据的编辑。
所以说,图表插入的姿势要正确!正确的方法,可以节省大量的工作时间,避免重复劳动(一把辛酸泪,都是走过的坑)。
PPT图表数据链接编辑的小技巧分享给大家,希望对你有所帮助。
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